(DSA) – Trong khuôn khổ lễ phát động chương trình bình chọn, trao tặng giải thưởng “Chuyển đổi số Việt Nam – Vietnam Digital Awards” năm 2021, diễn ra sáng nay (6/4/2021, do Hội Truyền thông số Việt Nam – VDCA – tổ chức tại Khu Công viên Phần mềm Đà Nẵng); đại diện các doanh nghiệp – nhà trường đã có phát biểu, đóng góp ý kiến cho quá trình chuyển đổi số.
Chúng tôi xin giới thiệu phát biểu của ông Ngô Thanh Tùng – Phó Tổng Giám đốc Softech Đà Nẵng cùng độc giả:
Qua nhiều năm làm phần mềm cho doanh nghiệp, đặc biệt trong 5 năm trở lại, tôi muốn có vài ý kiến mang tính tư vấn – phát triển các hệ thống phần mềm phục vụ chuyển đổi số.
Trọng tâm chuyển đổi số trong doanh nghiệp chính là phát triển các giải phần phần mềm ứng dụng (applications) để giải quyết các bài toán kinh doanh hoặc vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn, nhanh hơn và chính xác hơn, ví dụ như hệ thống thương mại điện từ; hệ thống quản lý nhân sự khối sản xuất (HRS), hệ thống quản lý thông tin (MIS) hay phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đề bài cần giải quyết trong bối cảnh và mục tiêu cụ thể của riêng mình và từ đó đặt bài toán cho các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm giải quyết.
Để chuyển đổi số thành công, đứng từ góc nhìn là đơn vị cung cấp giải pháp – thiết kế phần mềm, tôi muốn nhấn mạnh một số điểm để quá trình triển khai đạt hiệu quả tốt với tốc độ nhanh, có 4 yếu tố chính:
1. Doanh nghiệp phải biết mình đang có gì, cần gì, và kỳ vọng gì?
Doanh nghiệp cần phải biết rõ mình muốn gì, mình cần giải quyết cái gì từ các vấn đề hiện tại (thay đổi bên trong). Hay nắm bắt được nhu cầu, thói quen khách hàng của mình (thay đổi bên ngoài).
Cũng có thể là cần làm rõ tình hình hiện tại, doanh nghiệp đang có gì, ví dụ: dữ liệu đầu vào (Input Data) còn thiếu gì để thỏa mãn dữ liệu đầu ra (Output Data) mà mình mong muốn.
2. Quy trình nghiệp vụ:
Trước khi áp dụng các phần mềm ứng dụng thì phần quy trình nghiệp vụ cần phải chuẩn hóa, có cấu trúc thông tin rõ ràng, logic, liền mạch.
Do vậy, giai đoạn thu thập yêu cầu, kỳ vọng của người dùng và phân tích yêu cầu của hệ thống là rất quan trọng, mang yếu tố quyết định sự thành công, ví dụ: Một hệ thống thông tin quản lý ngành dịch vụ đào tạo (Management Information System – MIS) thì có người sử dụng và các bên liên quan là: Bộ phận telesales (tư vấn bước đầu) với cách thức có (thông tin) hằng ngày (contacts) / và (thông tin) cần (out going calls); Bộ phận tuyển sinh (tư vấn bước chi tiết và hướng dẫn các thủ tục nhập học, thu học phí). Đó là thông tin liên quan cách thức thi đầu vào: Offline => Online ; Bộ phận giáo vụ (quản lý các hoạt động học tập, điểm số, chứng chỉ) với các trường thông tin liên quan về cách thức điểm danh, thông báo điểm thi, học phí …
Bộ phận kế toán: Các bước liên thông hệ thống chứng từ thu và chi.
Ban Giám đốc: Hàng trăm báo cáo được soạn thảo, và hàng chục giao diện số dùng để thu thập và tổng hợp dữ liệu của toàn bộ hệ thống (dashboard) có lieen quan mật thiết đến thông tin quản trị.
Bộ phận marketing: Chạy hàng chục chiến dịch quảng cáo và thu về hàng ngàn contacts / ngày
Bộ phận giáo viên (tương tác với học viên thông qua các hệ thống bài tập, đánh giá học viên) thông qua các ứng dụng giám sát chất lượng bài tập, đánh giá kết quả, tương tác hỏi đáp …
Như vậy, cái chúng ta cần để chuyển đổi số một cách đồng bộ là phải làm rõ các yêu cầu, kỳ vọng từng bộ phận nêu trên. Đặc biệt phải xây dựng được giải pháp tổng thể có tính mở, tính tích hợp cao (vừa xây dựng vừa kết hợp với với các giải pháp khác của đối tác).
Nhưng đồng thời cũng xây dựng lộ trình rõ ràng trong quá trình phát triển, triển khai và vận hành. Sau đó mới tiến hành đến bước phân tích kỹ thuật để thi công sản xuất phần mềm.
Xin lưu ý thêm: Việc phân tích và thiết kế yêu cầu nên làm một cách độc lập, không nên phụ thuộc vào đơn vị thi công phần mềm.
3. Chú trọng sử dụng nguồn lực nhân sự hiện có, đặc biệt các nhân sự nắm rõ quy trình và nghiệp, nếu cần thì đào tạo bồi dưỡng bổ sung để phù hợp cho nhiệm vụ chuyển đổi số tại doanh nghiệp.
Một khóa học BA – Business Analysts sẽ hữu ích cho việc viết tài liệu mô tả yêu cầu nghiệp vụ, vẽ được các sơ đồ mô tả quy trình nghiệp vụ. Thuật ngữ chuyên môn gọi là sequence diagram (Một bản vẽ mô tả sự tương tác của các đối tượng để tạo nên các chức năng của hệ thống. Bản vẽ mô tả sự tương tác theo thời gian phù hợp với việc sử dụng để thiết kế và cài đặt chức năng cho hệ thống phần mềm).
4. Vận dụng công nghệ mới, hạ tầng điện toán đám mây: Chúng ta không quá cố chấp lưu giữ những “đời”công nghệ đã cũ, hãy mạnh dạn thay đổi công nghệ.
Ngày nay, việc chuyển dổi số rất thuận lợi vì đã có rất nhiều công nghệ tốt, hạ tầng tốt, nhân lực tốt.
Tuy nhiên, công nghệ, hạ tầng, công cụ, ngôn ngữ lâp trình, nhân sự lập trình là giống nhau, do đó việc quyết định giải pháp chuyển đổi số thành công chính nằm ở “quá trình “hiểu đúng nghĩa – hiểu tường tận” những khả năng và nhu cầu kinh doanh mới, cách thức quản lý mới của doanh nghiệp đối với hàng loạt đòi hỏi về công nghệ, phần mềm và cách thức áp dụng công nghệ, vận dụng phần mềm”.
Hành trình chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ cần những lực lượng bên trong mà còn cần các chuyên gia tư vấn bên ngoài để có thể đặt đề bài thật đúng và thật trúng cho đơn vị phần mềm. Yêu cầu xây dựng, thiết kế vì thế cũng phải cho đúng, cho chuẩn như mình hằng mong đợi.
Ở góc độ doanh nghiệp đã có hơn 20 năm làm phần mềm, tôi cũng kiến nghị Bộ Thông tin và Truyền thông sớm có quy định hoặc khung hướng dẫn đối với các đơn vị triển khai phần mềm. Đơn cử: Các phần mềm có hơn 100 khách hàng thì phải xây dựng bộ API* để các phần mềm khác (của các đơn vị khác tham gia triển khai) có thể tích hợp hoặc khai thác dữ liệu, nếu việc này phổ biến sẽ giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số tăng tốc độ chuyển đổi, tiết kiệm nhiều chi phí.
Ngô Thanh Tùng – Phó Tổng Giám đốc Softech Đà Nẵng
* API được viết tắt từ Application Programming Interface – phương thức trung gian kết nối các ứng dụng và thư viện (dữ liệu) khác nhau. Phương thức cho khả năng cung cấp hay truy xuất đến một tệp các hàm hay dùng, từ đó có thể trao đổi dữ liệu (trong thư viện lưu trữ) giữa các ứng dụng.